فصل پنجم
                                                                                                   برنامه‌ريزي مقاصد
                                                                                                (جايي كه بدانسو مي روي)
مقدمه

دورنما ـ مديريت چه آينده‌اي را براي سازمان شما در نظر دارد؟ سيستمي با بازده قابل قبول براي سرمايه سهام‌داران و آينده‌اي روشن بدون آنكه نياز باشد بيمه درمان كارمندان تمام‌وقت مجرد را فدا

كرد.
جك گوردن

در بحث مديريت واكنشي (فصل 2) اشاره كردم كه مديريت كارآ بايد در جهت دستيابي به آنچه مطلوب است گام بر‌دارد و نبايد شخصاً در پي خلاصي از شرايط نا‌مطلوب موجود باشد. برنامه‌ريزي

مقاصد دولتي براي بيان صريح مطلوب نهايي است. آنچه يك سازمان در پي‌آن است ـ در واقع همان مقصد ـ بر سه نوع است: ايده‌آل‌ها، اهداف بلندمدت و اهداف كوتاه‌مدت. منظور از ايده‌‌آل‌ آن

چيزي است كه هيچ‌گاه قابل دسترسي نيست ولي مي‌توان بسيار به آن نزديك شد: همواره مي‌توان شكاف ميان ايده‌آل‌ها و شرايط جاري را كوچكتر كرد. لذا، ايده‌آل در واقع نوعي حد محسوب

مي‌شود. به عنوان نمونه، با تقسيم متوالي عدد يك بر دو به سري    مي‌رسيم  كه به سمت صفر ميل مي‌كند ولي هيچگاه بدان نمي‌رسد. منظور مقصدي است كه در دراز مدت مي‌توان بدان

دست يافت. در مقابل، هدف مقصدي است كه در كوتاه‌مدت قابل حصول است. بسياري از اوقات اين كلمات به جاي هم به كار برده مي‌شوند. در اين متن از اين كلمات به همين ترتيب استفاده

مي‌كنم ولي مسلماً مي‌توان آنها را بدون مشكل بجاي هم نيز به كار برد .

مقاصد و وسيله‌ها مفاهيم نسبي هستند به عنوان مثال، ساختن يك كتابخانه وسيله‌اي براي رسيدن به مقصد نهايي كه همانا گردآوري كتاب است، مي‌باشد اما خود گردآوري كتاب وسيله‌اي

است براي تحقق خواندن كتاب كه هدف بالاتري است ، خواندن كتاب هم وسيله‌اي است براي كسب دانش بيشتر. به همين ترتيب مي‌توان بالا وبالاتر رفت تا به آنجا رسيد كه مقصد نوع بشر،

متعالي است . من به مسأله به اين صورت نگاه مي‌كنم كه هيچ فردي از ابنا بشر نمي‌تواند درپي كسب مطلوبي باشد بدون آنكه ابزار لازم را براي رسيدن به آن فراهم كند.

 

فصل چهارم

فرموله كردن ملغمه

(سنجش موقعيت)

مديريت غيرفعال
     برخلاف مديران واكنشي، مديران غيرفعال از وضع فعلي امور راضي هستند؛ گرچه ممكن است اوضاع عالي نباشد ولي «به اندازه كافي» خوب است.  بنابراين كاري به كار آن ندارند و اوضاع را به

سير طبيعي خود مي‌سپارند» و‌ « سعي در اصلاح كارها ندارند». هدف اين مديران جلوگيري از وقوع تغييرات است.


شكل2-3

پدر ايده‌ي غيرفعال، فيلسوف آلماني لايب نيتز  است. وي معتقد بود از آنجا كه خداوند طبق تعريف كامل است، دنياي خلق شده توسط وي نيز نمي‌تواند چيزي جز تكامل محض باشد و نظر خود را

نسبت به اين عقيده در رمان مشهورش، كانديد (احمق) بيان داشت. امروزه عده كمي عقيده دارند دنيا كامل محض است ولي بسياري بر اين باورند كه دنيا به اندازه‌اي خوب هست كه نيازي به تغيير

نداشته باشد.
 

سازمان سيستمي - اجتماعي

در فصول 9،10و11 من طرح‌هاي سازماني را ارايه مي‌كنم كه بر مدل سيستمي -اجتماعي بنا نهاده شده‌اند. آنها ويژگيهايي به شرح زير دارند كه با هيچ يك

از ديگر انواع مدلها سازگار نيست:

1- مدل سيستمي - اجتماعي بيانگر سازماني دموكراتيك است كه در آن هر يك از افراد متأثر از رفتار سازمان مي‌توانند در رفتار سازمانها به ايفاي نقش بپردازد و

در آن، هر كس كه بر ديگران تسلط داشته باشد، خود نيز تحت سلطه جمع قرار مي‌گيرد و لذا هيچ سلطه مطلقي وجود ندارد. (فصل 9)

2- يك بازار اقتصادي دروني دارد كه در آن، هر يك از اجزا سازمان مي‌تواند خدمات و كالاهاي مورد نياز خود را از هر منبع داخلي يا خارجي دلخواه تأمين كند

و مي‌تواند توليدات خود را به هر خريداري كه مايل است بفروشد. هر دو سوي اين تصميم يعني خريد يا

فروش، مي‌تواند توسط افراد سطوح بالاتر معلق شود اما درعين حال مسئوليت كاهش يا از دست دادن درآمد يا افزايش هزينه‌هاي جزء تحت تأثير اين تصميم نيز بر

عهده همين افراد سطح بالاتر مي‌باشد. ( فصل10)

3- داراي ساختار سازمان چند بعدي است، كه در آن سه واحد متفاوت مشاهده مي‌شود

الف) عملكرد آنها (واحدهايي كه خروجي آنها عمدتاً به مصرف داخلي مي‌رسد) ،

ب) خروجي آنها (محصولات يا خدماتي كه عمدتاً به مصرف خارجي مي‌رسند)

ج)كاربران آنها (بازارها، بسته به نوع و مكان مشتريان).

اين نوع سازمانها از تجديد ساختار مداوم بي‌نيازند و تجديد ساختار جاي خود را به تجديد اختصاص منابع مي‌دهد(فصل11).

تعيين نزديك‌ترين تقريب قابل دسترسي مي‌باشد. اين نوع برنامه‌ريزي در ادامه شامل انتخاب ابزاري خواهد بود كه رسيدن بدان تقريب را ممكن مي‌سازد.

پيش‌بيني منابع مورد نياز براي تعيين هدف و تعيين كالاهاي مورد نياز تا تحقق هدف و اينكه در چه زمان و توسط چه افرادي بايد برداشته شود و سرانجام

نظارت و كنترل بر پياده‌سازي و تاثير آن برطرح.(فصول4تا8)

4- شامل يك سيستم پشتيباني از تصميمات است كه به طرق زير به يادگيري و پذيرش كمك مي‌كند: الف) ثبت توقعات مترتب بر هر تصميم و ميزان اهميت آن

ب)فرضيات و اطلاعاتي كه بر پايه آن عمل مي‌شود

 ج) فرآيندي كه توسط آن، به اين تصميم نايل آمده‌ايم و اينكه توسط چه كسي اين كار انجام شده‌است. در ادامه، مراحل پايه‌سازي و فرضيات بنيادي و تأثيرات هر

تصميم تحت نظارت قرار مي‌گيرد؛ در جايي كه فرضيات نادرست بوده يا توقعات برآورده نمي‌شوند، به

اصلاح آنها مي‌پردازد و هر آنچه را كه در طي اين فرآيند آميخته است، در محلي ذخيره مي‌كند. سرانجام به نظارت دايمي بر محيط مي‌پردازد تا تغييرات ايجاد شده

يا درحال ايجاد را تشخيص داده و در صورت نياز سازمان را به منظور اقدام مناسب مطلع سازد. (فصل 8)

هر يك از اين تغييرات حتي اگر در بخشي صورت پذيرد، مي‌تواند عملكرد سازماني را بطور قابل ملاحظه‌اي بهبود بخشد. اما در صورتي كه همگي با هم تغيير

كنند، اثر حاصله چنان بزرگ است كه از مجموع اثر تك تك موارد بسيار بيشترخواهد بود.

مدلهاي انيميتد سازمانها

در طي سالهاي مياني دو جنگ جهاني تحولاتي رخ داد. كه مدلسازي قطعي را براي سيستم‌هاي اجتماعي، خصوصاً شركت‌ها، بيش از پيش ناكارآمد كرد. سازمانهاي دولتي و خصوصي در پاسخ به نياز به افزايش تنوع و حجم محصولات و خدمات، رشد زيادي يافته بودند.

تحولات فن‌آوري نيازمند كارگراني با مهارتهاي افزون‌تر بود؛ با افزايش سطح آگاهي و سواد كارگران، ملاحظات تشكلها و دولت نيز بيشتر شد. خطر بي‌ثباتي مالي ناشي از بيكاري با به وجود آمدن تأمين اجتماعي تقليل يافت. سرانجام، با عمومي شدن سازمانها به منظور

جلب سرمايه لازم براي توسعه و بهبود فن‌آوري، مديريت و مالكيت نيز از هم جدا شدند. كمپاني‌هاي خصوصي تبديل به شركت (كورپورشين كه از لغت يوناني كورپس به معناي بدن يا بدنه ناشي شده است) شدند، كه درآنها سهامداران نقش مالكين را ايفا مي‌كردند و

سر‌پرست اجرايي نيز نقش «رئيس» يا مدير را بر عهده داشت. به دليل اين تحولات، مدلهاي انيميتد بيش از پيش براي پرداختن به اينگونه سيستم‌هاي اجتماعي، نظير شركتها، به كار برده ‌شدند.

درك اسلون از يك شركت، اساساً  انيميتد و به مانند يك نهاد بيولوژيكي با تفكر واحد بود. اين طرز تفكر راه نسبتاً مناسبي براي مديريت رشد و افزايش تنوع محصولات شركت فراهم مي‌كرد. در اين مدل ضمني، شركت‌ها نيز مانند بدن انسانها به اجزاي متمايزي تفكيك

مي‌شدند: (1)  مديريت يا مغز (2) بخش عامل  (فعال) يا بدن.

بخش فعال بدون هيچگونه حق انتخاب و حتي هشياري  تلقي مي‌شد. عملكرد اين بخش محدود به واكنش‌نشان‌دادن به دستورالعملهاي صادره از سوي مديريت (يا همان مغز) يا وقايع محيط اطرافش بود. به طور ايده‌آل، بخش فعال ماشيني است كه براي انجام دقيق مجموعه

دستورالعملهاي تعريف شده توسط مديريت برنامه‌ريزي شده است. سازمان‌هاي نظامي، نهادهاي دولتي و شركت هاي ديكتاتورمآب با دقت زيادي مثل يك ماشين عمل مي‌كردند.

سيستم‌هاي اكولوژيكي

سيستم‌هاي اكولوژيكي كه طبيعت مثالي از آن است، خود شامل سيستم‌هاي متعامل مكانيكي، ارگانيسمي و اجتماعي هستند، اما برخلاف سيستم‌هاي اجتماعي، اهدافي براي خود ندارند. اما درعين‌حال، آنها در خدمت اهداف ارگانيسمها و سيستم‌هاي اجتماعي درون خود

هستند و ورودي‌هاي اصلي لازم براي بقاي سيستم‌هاي بيولوژيكي غيرانيميتد داخل خود، نظير گياهان را فراهم مي‌كنند. اين خدمات و اين حمايت را مي‌توان عملكرد آنها در نظر گرفت.

سيستم اكولوژيكي، توسط برخي از رفتارهاي سيستم‌هاي اجتماعي و ارگانيسمي درون خود متأثر مي‌شود، اما اين اثرات به مانند رفتار و ويژگي‌هاي مكانيكي، معين است. به‌عنوان‌مثال استفادة هدفمند از فلوروكربن تأثيري مشخص بر لايه ازون مي‌گذارد كه از نوع

گزينش و انتخاب نيست. همانند سيستم‌هاي انيميتد و اجتماعي، سيستم‌هاي اكولوژيكي نيز حيات دارند، چرا‌كه آنها نيز Autopoies ها را به معرض نمايش مي‌گذارند.

گرچه عملكرد يك سيستم اكولوژيكي ارائه خدمات به اجزاي آن است، اغلب مردم قائل به وجود انجمني هستند كه سيستم اكولوژيكي عالم در خدمت اهداف آن است و نيز چنين فرض مي‌شود كه همين انجمن اين سيستم را خلق كرده  لذا مالك آن است.

همواره بايد در ذهن داشت كه مدل‌هاي اجتماعي ـ سيستمي، انيميتد، قطعي و اكولوژيكي در واقع كلاس‌هايي از مدلها هستند كه انواع متعددي را درون خود، جاي مي‌دهند، اما بيشتر اين گونه‌ها از دستكاري متغيرهاي غيراساسي ناشي مي‌شوند.

عدم تطابق مدلها و سيستم‌هاي اجتماعي

مي‌توان بخشي از يك سيستم اجتماعي – نظير تجهيزات توليدي يك شركت – را به صورت يك مكانيسم در نظر گرفته و آن را مدلسازي كرد و بدين‌ترتيب مي‌توان عملكرد آن را بهبود بخشيد. اما اين كار مي‌تواند عملكرد كل سيستم را دچار نقصان و تقليل نمايد.

بخاطر بياوريد كه هر يك از بخش‌هاي اساسي يك سيستم مي‌تواند بر عملكرد سيستم تأثير بگذارد ولي نمي‌تواند اين كار را مستقل از ديگر اجزاي اساسي به انجام برساند. به اين سبب هنگام تغيير عملكرد هر يك از اجزاي سيستم، تأثير آن بر كل مجموعه بايستي در نظر

گرفته شود. برخي از ويژگي‌هاي (غير اساسي) اجزاي اصلي سيستم را مي‌توان بدون تأثير گذاردن بر عملكرد كل سيستم تغيير داد: رنگ تودوزي يك اتومبيل تأثيري بر عملكرد آن ندارد لذا مي‌توان آن را بدون تأثير گذاردن بر عملكرد كل اتومبيل تغيير داد. كارگران،

اجزاي اصلي يك شركت يا كارخانه به‌شمارمي‌آيند ولي نوع و رنگ البسه آنها چندان اهميتي ندارد.

ميزان كارآيي هر مدلي كه براي توصيف و درك رفتار يك سيستم مشخص بكار برده مي‌شود، در نهايت به ميزان دقت آن مدل در بيان سيستم برمي‌گردد. معذلك، حالاتي وجود داشته و دارند كه با اعمال مدل‌هاي قطعي يا انيميتد به سيستم‌هاي اجتماعي نتايج مفيدي به

همراه داشته‌اند، اما اين حالات نوعاً عمر كوتاهي دارند. در درازمدت، اينگونه ناهماهنگي‌ها نتايج مطلوبي به‌بار‌نخواهند‌آورد، چرا كه جنبه‌هاي مهمي از سيستم‌هاي اجتماعي در اينگونه مدل‌هاي ساده شده از دست مي‌روند. به‌عنوان‌مثال در سيستم جبران قيمت محصولات

كشاورزان مكزيكي همين ناهماهنگي مشاهده مي‌شود.